• Document: Deelplan IC Inkoop en aanbestedingen Gemeente Lingewaard
  • Size: 492.63 KB
  • Uploaded: 2018-12-07 16:09:33
  • Status: Successfully converted


Some snippets from your converted document:

Deelplan IC Inkoop en aanbestedingen 2014 Gemeente Lingewaard 0 Inhoudsopgave Inhoud 1. Aanleiding ............................................................................................................................................ 2 2. Structureel / incidenteel ....................................................................................................................... 3 3. Opdrachtgever ..................................................................................................................................... 3 4. Opdrachtnemer .................................................................................................................................... 3 5. Relevante wet- en regelgeving ............................................................................................................ 3 6. Rapportage .......................................................................................................................................... 3 7. Frequentie............................................................................................................................................ 4 8. Omvang van de controle ..................................................................................................................... 4 9. Werkwijze ............................................................................................................................................ 5 10. Tijdsplanning ..................................................................................................................................... 5 11. Waarom (risico’s) ............................................................................................................................... 7 Bijlage 1: Checklist aanbestedingen ....................................................................................................... 9 Bijlage 2: Checklist inkopen................................................................................................................... 10 Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren ......................................................................... 11 Bijlage 4: Spoed en termijnbetalingen ................................................................................................... 12 1 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Inkoop- en aanbestedingen ligt in het Jaarplan IC 2013. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Inkoop en aanbestedingen. Actualiteiten in het proces Inkopen en aanbestedingen vertegenwoordigen een aanzienlijk financieel belang. In de voorgaande jaren zijn er in de organisatie aanzienlijke stappen gezet om de inkoop en aanbesteding verder te professionaliseren. Daarnaast blijft het noodzakelijk de toepassing van de Europese aanbestedingsregels vooral bij inkopen van goederen of diensten te monitoren. Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Door middel van dit Aanbestedingsbesluit zijn de Gids proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012 aangewezen als verplichte richtsnoeren. Binnen het inkoopbestand zal gezocht worden in hoeverre de richtlijnen worden gevolgd in het kader van Europese aanbestedingen. Door raadpleging van diverse bronnen (investeringslijsten, crediteurenbestand, team inkoop) dient hierin inzicht te worden verkregen. In dit onderdeel vindt controle plaats van de inkoopfacturen. Dit betreft een bestand van ± 14.200 inkoopfacturen op jaarbasis. Afgelopen jaren heeft hier al een verbetering plaatsgevonden onder meer door de realisatie van een contractenregister in 2013. Een verplichtingenadministratie ontbreekt nog steeds waardoor risico´s worden gelopen met de rechtmatigheid van aanbestedingen. Vanaf 1 januari 2012 is een start gemaakt met digitale facturering. Facturen gaan niet meer fysiek de organisatie in, maar worden gescand en vervolgens digitaal aan de verantwoordelijke personen aangeboden. IC insteek Binnen het proces Inkoop en aanbestedingen zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC; Inkoopproces regulier: Factuurcontrole De werking van het inkoopproces wordt door de medewerker AO/IC aan de hand van 25 willekeurige facturen gecontroleerd. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd. Bij deze controle word gelet op: o Controle op autorisatie (aansluiting autorisatiestructuur op de geldende mandaatregister), verwerking in de financiële administratie en betaling o Controle op de juistheid van BTW labeling Spoed/handmatige betalingen Middels een steekproef van 25 spoed/handmatige betalen wordt de werking van dit proces beoordeeld. Controle op crediteuren termijnbetalingen

Recently converted files (publicly available):