• Document: Bayerischer Landkreistag
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BAYERISCHER INNOVATIONSRING für Landratsämter Bayerischer Landkreistag Leitfaden zur Analyse und Optimierung von Verwaltungsprozessen in den Landratsämtern Oktober 2014 Bayerischer Landkreistag Kardinal-Döpfner-Straße 8 80333 München Telefon +49 (0) 89/286615-0 Telefax +49 (0) 89/282821 info@bay-landkreistag.de www.bay-landkreistag.de Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Vorbemerkung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1. Prozesse und Prozessverständnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1. Prozessdefinition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.2. Vorteile und Anwendungsbereiche einer Prozessbetrachtung . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3. Einordnung des Prozesses in die Verwaltungsorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.4. Arten von Prozessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.5. Standardisierbarkeit von Prozessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2. Vorgehen zur Prozessanalyse und -optimierung . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1. Projekt vorbereiten und planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1.1. Grundsatzentscheidung der Verwaltungsspitze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1.2. Projektauftrag und -strukturen festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.1.3. Checkliste zur Projektvorbereitung und -planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2. Ist-Prozess aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.1. Ist-Prozess definieren und abgrenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.2. Ist-Prozess erheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.3. Ist-Prozess visualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.2.4. Checkliste zur Prozessaufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.3. Ist-Prozess analysieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.4. Soll-Prozesse entwickeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.5. Soll-Konzept entwickeln und umsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.6. Projekt evaluieren und verstetigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3. Erfolgsfaktoren bei der Prozessanalyse und -optimierung . . . . . . . 18 3.1. Ganzheitliches Akzeptanzmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.2. Ganzheitliches Projektmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Impressum: 3.3. Kontinuierliches Prozessmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Herausgeber: Bayerischer Landkreistag Anlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Kardinal-Döpfner-Straße 8 80333 München Anlage 1: Praxisbeispiel des Landratsamts Rottal-Inn für einen Projektauftrag . . . . . 21 Anlage 2: Checkliste für Workshops zur Prozesserhebung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Telefon (089) 286615-0 Telefax (089) 282821 Anlage 3: Praxisbeispiel des Landratsamts Rottal-Inn für einen Laufzettel . . . . . . . .

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